証憑の大切さ
証憑(しょうひょう)と聞いて、すぐに「あっ、あのことね。」とイメージできる方は少ないのではないでしょうか？
証憑とは、領収書や請求書などで、取引の内容を明らかにする証拠資料のことです。
実は、会計の世界ではこれはものすごく重要な書類なのです。
税金を支払う時に経費参入する時もこれがなくては始まりません。
会計監査でも、売上や、仕入、経費など、全ての数字はこのチェックから始まります。
この証憑を積み上げた数字がきちんと「売上高」や、「広告宣伝費」などと一致していることが求められます。
もちろん、会計上の重要性というのも証憑の大きな役割なのですが、ある事実を裏付けるための証拠資料という意味合いの方がもしかしたら強いかもしれません。
例えば、取引先とのトラブルがあった場合の証拠書類として、どちらが正しいかを決定付けるほどの効力を持ちます。
と、出だしからややこしい書き方をしているのですが、要するに、仕事では、言った言わないにならないように、きちんと書類ベースで証拠を残しておきましょう、 書類がなければ、日付、内容、相手などをメモしておきましょう、電子メールも証憑なりえるので残しておきましょうということです。
もし自分の身に何かあって(例えば、抗争や裁判など)、自分の正当性を、裏付けることのできる証拠資料とともに実証できなければ、自分のせいです。
自分が正しくても、仮に相手が嘘をついていても、書類ベースで証拠があれば、相手の方が正しいということになります。
危ないと思ったときは必ず証拠を残しておきましょう。
買い物帰りのレシートも同様です。
安い買い物でいちいち貰うのは面倒ですが、高い買い物(私だったら3000円以上くらい)の時は、しばらくは持っていましょうね。
結構、ドキッとするような表現もあったかと思いますが、ちょっとこんな観点でも仕事や生活をしてみて下さい。
いざという時には、自分の身を守ることに繋がります。
会計では保守主義の原則というものがあります。
収益(売上)は少なめに計上し、費用は多めに計上するという考え方です。
こういった会計の根底にある「保守主義」という考え方が、証憑がないものを、会計の数字として認めることをしないということにつながっているのです。
某IT企業の粉飾に全ての証憑が揃っていたとは到底思えません。
そんな会社の監査もする、会計士の先生方って大変だなぁーって監査のたびにいつも思うのです。